Dokumenten-KI: Was tun, wenn Rechnungsbeträge nicht zusammenpassen?
Wenn Rechnungsbeträge einander widersprechen, halten Sie die betroffene ERP-Übergabe an. Speichern Sie den gelesenen Betrag, seine Fundstelle und den berechneten Kontrollwert getrennt. Klären Sie, ob das System die falsche Zahl zugeordnet hat, eine dokumentierte Rundungsregel greift oder der Beleg selbst widersprüchlich ist. Erst nach erneuter Prüfung sollte die Übergabe weiterlaufen.
Woher kommt die Zahl?
Eine Rechnung kann 233,76 Euro brutto ausweisen, obwohl nach einer Anzahlung nur 183,76 Euro offen sind. Beide Beträge stimmen. Schreibt die Extraktion sie ins selbe Feld, hilft eine bessere Texterkennung allein nicht.
- Strukturierte E-Rechnung: Lesen Sie das XML direkt und prüfen Sie es gegen das passende Syntaxschema und die Regeln des Profils. Die EU-Kommission empfiehlt, die bereitgestellten Validierungsartefakte gemeinsam mit dem Syntaxschema einzusetzen.
- PDF oder Scan: Bewahren Sie den erkannten Text, den normalisierten Dezimalwert, die Währung und die Fundstelle auf. So unterscheiden Sie eine falsch gelesene Ziffer von einem korrekt gelesenen Betrag im falschen Feld. Die Wahl des Verfahrens behandelt der Vergleich von OCR, VLM und Parser.
- XML und PDF weichen ab: Definieren Sie pro Eingangskanal, welche Darstellung für den Workflow maßgeblich ist. Unerwartete Widersprüche gehören in die Prüfung. Eine hohe Modellkonfidenz löst keinen Betragskonflikt.
Halten Sie fehlend, unlesbar und 0,00 auseinander. Eine optionale Anzahlung, die laut Profil nicht vorhanden ist, kann in der Berechnung entfallen. Eine Anzahlung, deren Betrag auf dem Scan unlesbar ist, bleibt offen.
Welche Beträge müssen rechnerisch zusammenpassen?
Die Prüfmatrix ist ein Ausgangspunkt für die Implementierung. Die Summenbeziehungen orientieren sich an den Peppol-BIS-Billing-Regeln BR-CO-10 bis BR-CO-17. Bei strukturierten Belegen gelten die Regeln des verwendeten Profils. Bei PDFs dienen die Beziehungen als fachliche Kontrollen. Ein bestandener Rechentest belegt keine Formatkonformität.
| Prüfung | Kontrollrechnung oder Abgleich | Typischer Fehler |
|---|---|---|
| Positionsnetto | Menge ÷ Preisbasismenge × Nettopreis, minus Positionsrabatte plus Positionszuschläge; Einheiten beachten | Der Preis gilt für 100 Stück und wird als Stückpreis gelesen. |
| Rechnungsnetto | Summe der Positionsnettobeträge minus dokumentweite Nachlässe plus dokumentweite Zuschläge | Ein Rabatt wird zweimal abgezogen. |
| Umsatzsteuer | Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag je Steuerkategorie und gegebenenfalls Steuersatz abgleichen; Steuerbeträge summieren | Ein Betrag landet in der falschen Steuerkategorie. |
| Bruttosumme | Rechnungsnetto plus gesamte Umsatzsteuer | Eine Zwischensumme wird als Bruttosumme übernommen. |
| Offener Zahlbetrag | Bruttosumme minus bereits gezahlter Betrag plus ausgewiesener Rundungsbetrag | Brutto wird als Zahlbetrag zugeordnet oder eine Anzahlung fehlt. |
| Währung und Vorzeichen | Rechnungswährung und Dokumenttyp prüfen; Beträge in abweichender Steuerwährung getrennt behandeln | Ein Umrechnungsbetrag wird übernommen oder eine Gutschrift als Rechnung verarbeitet. |
Rechnen Sie mit Dezimalwerten und definieren Sie pro Regel, wo gerundet wird. Eine pauschale Prozenttoleranz kann bei hohen Beträgen erhebliche Differenzen durchlassen. Wenn Ihr PDF-Workflow eine begrenzte Rundungsdifferenz akzeptiert, dokumentieren Sie die Regel und behalten Sie den ausgewiesenen Betrag.
Fiktives Beispiel: 50 Euro zu viel im Feld „Zahlbetrag“
Zwei Positionen ergeben 125,00 und 79,80 Euro. Nach 10,00 Euro Rabatt beträgt das Netto 194,80 Euro. Mit 38,96 Euro Umsatzsteuer stehen 233,76 Euro brutto auf der Rechnung. Nach 50,00 Euro Anzahlung sind 183,76 Euro offen.
Die Extraktion übernimmt 233,76 Euro als offenen Zahlbetrag. Positionssumme, Netto, Steuer und Brutto bestehen ihre Prüfungen. Erst die Zahlbetragsregel zeigt den Fehler:
| Nachweis | Wert |
|---|---|
| Extrahierter Zahlbetrag; Fundstelle zeigt „Brutto“ | 233,76 € |
| Kontrollrechnung: 233,76 € − 50,00 € | 183,76 € |
| Im Dokument ausgewiesener offener Betrag | 183,76 € |
| Differenz im vorgeschlagenen ERP-Datensatz | 50,00 € |
Die Übergabe stoppt. Die prüfende Person sieht die Fundstellen für Brutto, Anzahlung und offenen Betrag. Sie kann die Feldzuordnung korrigieren und die Prüfungen erneut ausführen. Steht der widersprüchliche Betrag dagegen bereits im Original, muss der Fachbereich den Beleg klären. Das Rechenergebnis bleibt ein Kontrollwert.
Wann darf der Datensatz weiterlaufen?
| Befund | Reaktion |
|---|---|
| Pflichtfelder eindeutig und nachvollziehbar; Regeln bestanden | Nach bestandenen Geschäftsprüfungen für den vorgesehenen ERP-Schritt freigeben. |
| Eine dokumentierte Rundungsregel erklärt die Differenz | Nach dieser Regel behandeln und Originalwert samt Prüfentscheidung erhalten. |
| Zwei Beträge kommen für dasselbe Feld infrage oder ein Pflichtwert ist unlesbar | Übergabe pausieren und Fundstellen zur Prüfung zeigen. |
| Beleg widersprüchlich, Währung unklar oder Geschäftsreferenz fehlerhaft | ERP-Übergabe bis zur fachlichen Klärung sperren. |
Auch eine rechnerisch stimmige Rechnung kann doppelt eingegangen sein oder zur falschen Bestellung gehören. Trennen Sie Betragsprüfung, Stammdatenabgleich und Buchungsfreigabe. Ein kontrollierter ERP-Entwurf und eine endgültige Buchung sind unterschiedliche Schritte. Der Leitfaden E-Mail, PDF und ERP automatisieren ordnet diese Kontrollen in den Gesamtprozess ein.
Der kleinste sinnvolle Abnahmetest
Beginnen Sie mit einem Dokumenttyp, einem Eingangskanal und einem ERP-Ziel. Testen Sie einen sauberen Referenzbeleg und ergänzen Sie Fälle für Anzahlung, Preis je 100 Stück, mehrere Steuerkategorien, fehlenden Betrag, Rundungsabweichung und einen rechnerisch falschen Originalbeleg. Definieren Sie pro Fall, welche Regel auslöst, was die Prüfung anzeigt und ob ein ERP-Schreibvorgang zulässig ist. Beim Beispiel mit der Anzahlung muss der Test nachweisen, dass der falsche Zahlbetrag das ERP nicht erreicht.
Wenn Sie einen konkreten Rechnungsprozess vor der Integration bewerten möchten, schildern Sie Dokumenttyp, Eingangskanal und ERP-Ziel bei der Leistung KI-Dokumentenverarbeitung. Damit lässt sich eingrenzen, welche Felder und Ausnahmefälle ein Pilot abdecken sollte.