Nacharbeit pro Person
Zusammenfassen, Aufgaben notieren, verteilen. Jede Person macht es für sich – dieselbe Arbeit, mehrfach.
Meeting-KI · lokal & belegbar
Nicht die Meetings kosten Zeit. Die Nacharbeit danach.
Protokoll schreiben, Aufgaben verteilen, drei Wochen später nachschlagen, was eigentlich beschlossen wurde. Meeting-KI nimmt Ihnen das ab – lokal auf Ihrer Hardware, mit Zitat und Timecode zu jeder kritischen Aussage. Kein Cloud-Zwischenschritt, auch nicht „nur für die Transkription“.
Lokale Verarbeitung · Keine Aussage ohne Beleg · Freigabe durch Menschen
Protokoll-AuszugConfidence 0,91 · freigegeben
„Wir verschieben den Rollout auf Q4 und ziehen das Budget aus dem Schulungstopf.“
Aufgabe: Budgetplan anpassen
Verantwortlich: Sprecher_1 · fällig 12.08.
Die Ausgangslage
Der Engpass sitzt nicht im Meeting. Er sitzt danach.
Zehn bis zwanzig Minuten Nacharbeit pro Teilnehmer und Meeting – das klingt harmlos, bis man es hochrechnet. Bei einem Zehner-Team sind das schnell 36 bis 72 Stunden im Monat, für die niemand ein Ergebnis sieht.
Protokolle uneinheitlich oder gar nicht
Mal ausführlich, mal drei Stichworte, mal nichts. „Was wurde beschlossen?“ bleibt eine Frage der Erinnerung.
Suchzeit statt Nachweis
Beschlüsse liegen in E-Mails, privaten Notizen und Köpfen. Vor einem Audit beginnt das Zusammensuchen.
Cloud-Tools sind keine Option
Wenn Patientendaten, Mandanteninformationen oder Interna berührt werden, scheiden die üblichen Recorder aus – und es wird weiter von Hand protokolliert.
Kostenloser Rechner
Was kostet Sie Ihre Meeting-Nacharbeit?
Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen statt mit Branchendurchschnitten. Alle Annahmen sind offengelegt und veränderbar – auch die Kostenseite.
Inklusive Lohnnebenkosten – konservativ ansetzen.
›Annahmen anpassen
Betrieb, LLMOps und Energie einer lokalen KI-Appliance.
Pilotprojekt inklusive Hardware, Reviews und Puffer.
217Teilnehmer-Stunden pro Monat
Eine Person in einem Meeting für eine Stunde = eine Teilnehmer-Stunde.
Konservativ15 Min weniger Nacharbeit je Teilnehmer-Stunde
Nutzen/Monat2 706 €
Netto/Monat+1 256 €
Payback~2,0 Jahre
Realistisch20 Min weniger Nacharbeit je Teilnehmer-Stunde
Nutzen/Monat3 608 €
Netto/Monat+2 158 €
Payback~1,2 Jahre
Optimistisch25 Min weniger Nacharbeit je Teilnehmer-Stunde
Nutzen/Monat4 510 €
Netto/Monat+3 060 €
Payback~9,9 Monate
Break-even im laufenden Betrieb: Ab rund 8,0 Minuten Ersparnis je Teilnehmer-Stunde trägt sich der Betrieb selbst.
Diese Zahlen sind Annahmen. Ihre Meetings sind der Beweis: Der Fast-Track prüft es in 14 Tagen mit fünf echten Aufnahmen – lokal, ohne Cloud.
Fast-Track ansehenRechenlogik: Teilnehmer-Stunden × (Minutenersparnis ÷ 60) × Stundensatz − laufende Kosten. Monat = Ø 4,33 Wochen. Die Zeitersparnis wird nur einmal gezählt, nicht zusätzlich als „weniger Personal“.
Der Unterschied
Ein KI-Protokoll ist nur so viel wert wie seine Nachprüfbarkeit.
Zusammenfassen kann inzwischen jedes Tool. Die Frage ist, ob Sie dem Ergebnis trauen können, ohne die Aufnahme noch einmal zu hören. Drei Dinge sorgen dafür:
Zitatpflicht
Jede kritische Aussage kommt mit Originalzitat, Timecode und Sprecher-Label. Findet sich kein Beleg, steht dort „unknown“ – statt einer plausibel klingenden Erfindung.
Confidence-Gate
Ein zweites Modell prüft das Ergebnis gegen das Transkript. Unsichere Protokolle gehen in die Review, schlechte Aufnahmen werden blockiert statt selbstbewusst falsch beantwortet.
Freigabe durch Menschen
Kein Protokoll verlässt das System ohne Prüfung durch die verantwortliche Person. Wer wann was freigegeben hat, steht im Audit-Log.
Sprechertrennung erfolgt datenschutzfreundlich: Das System unterscheidet nur Sprecher_1, Sprecher_2 und so weiter – es identifiziert keine Personen. Namen ordnen Sie im Nachhinein selbst zu, wenn Sie möchten.
Fast-Track · 14 Tage · Fixpreis
Ob es bei Ihnen funktioniert, beweisen Ihre eigenen Meetings.
Statt eines Verkaufsgesprächs bekommen Sie einen Beweis: Fünf reale Aufnahmen aus Ihrem Alltag, verarbeitet auf einem Rechner in Ihrem Haus – wahlweise auf einem vorhandenen Apple-Silicon-Mac oder auf einer Leih-Appliance, die ich mitbringe und wieder mitnehme.
- Fünf fertige Protokolle mit Aufgabenlisten inklusive Verantwortlichem und Fälligkeit.
- Zitate und Timecodes für alle kritischen Aussagen – jede Zeile in Sekunden nachprüfbar.
- Qualitätsreport: Aufgaben-Genauigkeit gegen ein manuell erstelltes Referenzprotokoll, Transkriptqualität bei Ihrer realen Raumakustik und Ihrem Dialekt.
- Wirtschaftlichkeitsrechnung mit Ihren echten Zahlen statt mit Annahmen.
- Einseitige Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung.
- Fertige Einwilligungs-Vorlage samt Aufnahmehinweis – Sie müssen nichts selbst aufsetzen.
Fixpreis
4.900 €
netto, inklusive Setup, Verarbeitung, Referenzvergleich, Report und Ergebnistermin. Keine Reisekosten-Überraschungen, keine Nachträge.
Und im besten Fall kostenlos.
Entscheiden Sie sich innerhalb von 60 Tagen für das vollständige Pilotprojekt, werden die 4.900 € zu 100 % angerechnet. Der Fast-Track ist dann rückblickend dessen erste Phase – kein zusätzlicher Kostenblock. Ihr schlechtester Fall: fünf professionelle Protokolle, ein ehrlicher Qualitätsreport und Klarheit.
Fast-Track anfragen
Kurz drei Angaben – ich melde mich innerhalb von 24 Stunden mit einem Terminvorschlag für das Setup-Gespräch.
Ablauf
Zwei Wochen, ein Termin.
14 Tage
Bis zum Ergebnis
5
Echte Meetings
1 Termin
Ihr Zeitaufwand
- 01 · Woche 1
Aufnehmen
Setup-Gespräch remote, 30 Minuten: Wir klären, welche fünf Meetings sich eignen – realistische Inhalte, keine sensiblen Einzelfälle. Sie erhalten die Einwilligungs-Vorlage und nehmen wie gewohnt auf.
- 02 · Woche 2
Auswerten
Ich verarbeite die Aufnahmen lokal, erstelle für zwei Meetings ein manuelles Referenzprotokoll im Vier-Augen-Prinzip und messe die KI-Ergebnisse dagegen.
- 03 · Tag 14
Entscheiden
Ein einziger Termin, 45 Minuten: Ergebnisse, Zahlen, Empfehlung. Danach entscheiden Sie – ohne Folgetermin-Karussell. Es wäre auch seltsam, wenn ein Meeting-Angebot fünf Meetings bräuchte.
Ehrliche Einordnung
Passt das zu Ihnen?
Gut geeignet, wenn …
- Ihre Meetings Inhalte berühren, die nicht in eine US-Cloud dürfen – Gesundheitswesen, Kanzleien, Personalthemen, Forschung und Entwicklung, öffentliche Träger.
- ein Team von acht oder mehr Personen regelmäßig in Besprechungen sitzt und die Nacharbeit real spürbar ist.
- Sie Entscheidungen nachweisbar dokumentieren müssen – für Audits, Qualitätsmanagement oder schlicht für sich selbst.
- Sie auf Basis von Messwerten entscheiden wollen statt auf Basis eines Pitchdecks.
Eher nicht geeignet, wenn …
- Sie bereits Microsoft 365 Copilot produktiv für Meeting-Zusammenfassungen nutzen und Ihre Inhalte dort liegen dürfen. Dann ist das für Sie vermutlich die wirtschaftlichere Lösung.
- Sie primär Live-Untertitelung oder Simultanübersetzung suchen – dafür gibt es spezialisiertere Werkzeuge.
- in Ihren Meetings selten Entscheidungen oder Aufgaben entstehen, die jemand nachhalten muss.
Diese Einschränkungen stehen hier bewusst. Ein Angebot, das zu jedem passt, wäre ein Verkaufstrick.
Häufige Fragen
Was Interessierte zuerst fragen.
Müssen alle Meeting-Teilnehmer zustimmen?+
Ja – und das ist einfacher als gedacht. Sie erhalten eine fertige Vorlage mit Aufnahmehinweis und dokumentierter Zustimmung. Für den Test wählen wir bewusst Meetings ohne sensible Einzelfälle. Je nach Betriebsgröße ist zusätzlich der Betriebsrat einzubinden.
Werden Personen von der KI identifiziert?+
Nein. Die Sprechertrennung unterscheidet ausschließlich Sprecher_1, Sprecher_2 und so weiter, ohne biometrische Personenerkennung. Eine Zuordnung zu Namen nehmen Sie selbst vor, wenn Sie sie brauchen.
Wo liegen die Daten während des Tests?+
Auf einem Rechner in Ihrem Haus – wahlweise auf Ihrem eigenen Apple-Silicon-Mac oder auf einer Leih-Appliance. Es gibt keinen Cloud-Zwischenschritt, auch nicht für die Transkription. Nach Projektende werden die Testdaten nach vereinbarter Frist nachweisbar gelöscht.
Was passiert, wenn die Qualität nicht reicht?+
Dann steht das im Report – mit Messwerten statt Ausflüchten. Verglichen wird gegen manuell erstellte Referenzprotokolle. Wenn Ihre Raumakustik oder Ihr Dialekt die Transkription an die Grenze bringt, erfahren Sie das im Fast-Track für 4.900 € statt später in einem Projekt für ein Vielfaches.
Brauchen wir dafür unsere IT-Abteilung?+
Für den Fast-Track kaum, ein Setup-Termin genügt. Ihre IT ist eingeladen zuzusehen: Das Setup ist so gebaut, dass es ein Audit übersteht – Netzsegmentierung, Festplattenverschlüsselung, rollenbasierte Zugriffe.
Was kommt nach dem Fast-Track?+
Bei positivem Ergebnis ein achtwöchiger Pilot mit Ihrem Team, klaren Kennzahlen und einer Entscheidungsgrundlage für den Rollout. Die 4.900 € werden voll angerechnet. Bei negativem Ergebnis kommt nichts – Sie behalten Report und Protokolle.
In 14 Tagen wissen Sie es.
Fünf Meetings haben Sie diese Woche ohnehin. Die Frage ist nur, ob danach wieder jemand von Hand protokolliert – oder ob diese fünf Meetings der Beweis werden.
Hinweis: Die Zahlen im Rechner sind Modellrechnungen auf Basis typischer Werte und ersetzen keine betriebswirtschaftliche Prüfung. Aussagen zu Aufnahme, Einwilligung und Aufbewahrung sind eine allgemeine Orientierung und ersetzen keine individuelle Rechts- oder Datenschutzberatung – binden Sie dafür Ihre:n Datenschutzbeauftragte:n und gegebenenfalls den Betriebsrat ein. Stand: Juli 2026.