PDF-Bestellungen ins ERP übernehmen: Lohnt sich ein Pilot?
Wenn Kundenbestellungen per E-Mail als PDF kommen, überträgt der Vertriebsinnendienst oft Bestellnummern, Artikel, Mengen und Liefertermine von Hand ins ERP. Ein guter erster Pilot zeigt, wie viel Erfassungsarbeit sich einsparen lässt und bei welchen Bestellungen das Team weiterhin eingreifen muss.
Beginnen Sie mit einer Bestellgruppe
Wählen Sie einen Kunden oder eine Gruppe mit ähnlichen Bestellformaten und regelmäßigem Eingang. Erfassen Sie zuerst, wie lange Ihr Team heute vom Öffnen der Mail bis zum geprüften Auftrag braucht. Nehmen Sie gewöhnliche Fälle und Ausnahmen in die Stichprobe auf: gescannte Anhänge, mehrere Positionen, unbekannte Artikelnummern, korrigierte Bestellungen und erneut gesendete PDFs.
Der Pilot liest zunächst die benötigten Felder aus und erzeugt einen Auftragsentwurf. Das Team sieht PDF und Entwurf nebeneinander, korrigiert Abweichungen und bestätigt die Übernahme. Ob dafür bereits ein ERP-Testsystem nötig ist oder ein strukturierter Export genügt, hängt davon ab, welche Frage Sie zuerst beantworten wollen. Geht es um die Zeitersparnis bei der Erfassung, kann der Export als Einstieg reichen. Geht es um Pflichtfelder, Stammdatenabgleich oder die Buchungslogik des ERP, testen Sie die Schnittstelle früh in einer geeigneten Testumgebung.
Vom PDF zum bestätigten ERP-Auftrag
- 01
Felder auslesen
Kunde, Bestellnummer und Positionen in einen Entwurf übernehmen.
- 02
Entwurf prüfen
Artikel zuordnen und Korrekturen oder Doppeleingänge klären.
- 03
Übergabe bestätigen
ERP-Bestätigung prüfen, bevor ein unklarer Vorgang erneut gesendet wird.
Welche Ausnahmen muss der Pilot beherrschen?
| Fall | Erwartetes Verhalten |
|---|---|
| Die Kundenartikelnummer lässt sich keinem ERP-Artikel eindeutig zuordnen. | Der Entwurf markiert die Position zur Klärung. |
| Eine Bestellung wird ein zweites Mal zugesendet. | Der Prozess erkennt einen möglichen Doppeleingang und legt keinen weiteren Auftrag automatisch an. |
| Der Kunde schickt eine korrigierte Bestellung mit derselben Bestellnummer. | Die Änderung wird zur Prüfung angezeigt, damit sie weder als neuer Auftrag durchrutscht noch als bloßes Duplikat verschwindet. |
| Das ERP meldet bei der Übernahme keine eindeutige Bestätigung. | Vor einer Wiederholung wird geprüft, ob der Auftrag bereits angelegt wurde. |
Die technische Umsetzung vom Postfach bis zum ERP beschreibe ich unter E-Mail, PDF und ERP automatisieren.
Rechnen Sie mit Prüfzeit und Nacharbeit
Angenommen, Ihr Team verarbeitet 400 Bestellungen pro Monat. Heute dauert ein Vorgang im Schnitt vier Minuten. Mit dem Pilot liegen Erfassung, Prüfung und Nacharbeit zusammen bei durchschnittlich anderthalb Minuten pro Bestellung. Das wären rund 16 Stunden und 40 Minuten weniger Bearbeitungszeit im Monat. Bei intern kalkulierten 40 Euro pro Stunde entspricht das rund 667 Euro freier Kapazität vor laufenden Kosten. Das ist ein Rechenbeispiel. Ob daraus weniger Kosten oder mehr bearbeitete Aufträge werden, hängt davon ab, wie das Team die Zeit nutzt.
Messen Sie neben der Zeit, wie häufig Artikel, Menge und Einheit manuell korrigiert werden und wie viele Bestellungen in die Ausnahmeprüfung gehen. Vereinbaren Sie vorab, welche Zeitersparnis den Aufwand rechtfertigt und welche Fehler die automatische Übernahme ausschließen. Wenn Bestellvolumen, Fehlerquote oder Schnittstellenaufwand den Nutzen zu stark drücken, können Sie beim geprüften Entwurf bleiben oder den Pilot beenden.
Dokumentenprozess prüfen lassen
Für eine erste Einschätzung reichen Ihr monatliches Bestellvolumen, das eingesetzte ERP und eine kurze Beschreibung der häufigsten Ausnahmen. Damit lässt sich eingrenzen, ob ein Pilot bei der Datenerfassung, beim Artikelabgleich oder bei der ERP-Übergabe ansetzen sollte.